Privacy Policy Convegni (in presenza e livestreaming)

Informativa per trattamento di dati personali.
Documento informativo ai sensi e per gli effetti di cui all’articolo 13, Regolamento UE n. 679/2016 – GDPR

Chi siamo e come contattarci

Urbano Consulting Group S.r.l. Società unipersonale – in forma abbreviata anche U.C. Group S.r.l., con sede legale in Via Lima, 7 – 00198 Roma, P.IVA e C.F.: 11316521001, e-mail: [email protected], nella persona del Suo Legale Rappresentante, di seguito anche “U.C. Group” e/o “Titolare”.

 

Quali dati personali raccogliamo e perché lo facciamo

I dati personali degli Interessati saranno raccolti:

• In occasione della registrazione per la partecipazione all’evento mediante la compilazione di apposito modulo online sul sito internet del Titolare;
• In occasione della eventuale partecipazione all’evento in modalità livestreaming
• In occasione della registrazione dell’intero convegno.

1. Dati personali

Il Titolare, per la finalità di cui sotto tratterà i seguenti Suoi dati personali:

• dati personali comuni quali: nome, cognome, genere, luogo e data di nascita, indirizzo e-mail, indirizzi IP,immagini (foto,video, audio) dati relativi alla attività lavorativa (derivati, a titolo esemplificativo e non esaustivo, da mansioni, incarichi etc.);

2. Finalità

Il Titolare tratterà i dati personali di cui entrerà in contatto nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza nonché delle disposizioni di legge e regolamenti per le seguenti finalità:

1. gestione di tutte le attività̀ correlate all’organizzazione e all’erogazione dell’evento in modalità in presenza al fine di consentire ai soggetti interessati la partecipazione (iscrizione e registrazione, predisposizione dell’elenco degli iscritti, verifica partecipanti, etc.);
2. verifica e monitoraggio di un corretto controllo ed impiego degli accessi fisici;
3. inoltrare agli iscritti materiale informativo e pubblicitario relativo a ulteriori iniziative e/o ai contenuti dell’evento;
4. analisi statistiche (esclusivamente in forma aggregata) per impostare al meglio eventuali future iniziative;
5. gestione di richieste di approfondimento da parte degli interessati;
6. tutelare la sicurezza del sistema informatico del titolare degli altri partecipanti ed eventualmente, del fornitore del servizio di video conferenza;
7. per difesa in giudizio di un diritto od interesse del Titolare dinanzi a qualunque autorità o ente competente e gestione di eventuale contenzioso;
8. rilascio, su richiesta dell’Interessato, dell’attestato di partecipazione;
9. per finalità di comunicazione promozionale (marketing), cioè per inviare materiale promozionale e/o comunicazioni commerciali attinenti ai beni e ai servizi del Titolare, presso i recapiti indicati, sia attraverso modalità e/o mezzi di contatto tradizionali (quali, posta cartacea, telefonate, etc.) che automatizzati (quali, comunicazioni via internet, e-mail, sms, social network etc. Ai sensi dell’art 130 c. 4) del D.lgs 196/2003, se il Titolare del trattamento utilizza, a fini di vendita diretta di propri prodotti o servizi, le coordinate di posta elettronica fornite dall’interessato nel contesto della vendita di un prodotto o di un servizio, può non richiedere il consenso dell’interessato, sempre che si tratti di servizi analoghi a quelli oggetto della vendita e l’interessato, adeguatamente informato, non rifiuti tale uso, inizialmente o in occasione di successive comunicazioni. L’interessato, al momento della raccolta e in occasione dell’invio di ogni comunicazione effettuata per le finalità di cui al presente comma, è informato della possibilità di opporsi in ogni momento al trattamento, in maniera agevole e gratuitamente.

Si precisa che potranno registrarsi e partecipare all’evento soltanto soggetti maggiori di età.

Base Giuridica

Finalità 1. Svolgimento di attività contrattuali e precontrattuali – ai sensi dell’art. 6 pt. 1(b) del GDPR per il quale il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso.   Finalità 2. 3. 4. 5. 6. 7. e 8. Legittimo interesse del Titolare – ai sensi dell’art. 6 lett. f) e considerando 47 nonché dell’art. 130 c. 4) del D.lgs 196/2003 – che: –       intende fornire all’interessato materiale informativo via e-mail relativo a ulteriori iniziative o a contenuti affini a quanto presentato in occasione dell’evento, –       intende impostare al meglio eventuali prossime iniziative a vantaggio degli utenti che potranno fruirne e/o –       intende tutelare il sistema informatico proprio e degli altri utenti partecipanti all’evento formativo –       dare seguito a una richiesta dell’interessato. Finalità 9 ·       L’Interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità – ai sensi dell’art. 6 pt. 1(a) del GDPR; ·       il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’Interessato che richiedono la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 6 pt. 1(f) del GDPR

Periodo di conservazione

I dati – relativamente alle finalità di cui sopra saranno conservati per il tempo necessario all’espletamento delle finalità suddette e secondo quanto previsto dalla legge, decorso tale periodo, nel rispetto del principio di necessità, i dati personali saranno trattati solo per il periodo strettamente necessario all’adempimento degli obblighi previsti dalla normativa.

Consenso

Per le finalità 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. non è necessario. Il conferimento dei dati – ad eccezione dei dati personali attinenti alla attività lavorativa – è necessario. Il mancato rilascio comporta per il Titolare l’impossibilità di costituire e dar seguito al rapporto da instaurare/instaurato (Finalità 1,2.3.4.5,6,7 e 8) Il Titolare rende noto che l’eventuale mancata e/o errata comunicazione di una delle informazioni necessarie, potrebbero determinare l’impossibilità di garantire la congruità del trattamento stesso ai patti contrattuali per cui esso sia eseguito. Finalità 9.  Il consenso, una volta manifestato, ha validità permanente per il trattamento dei Suoi dati da parte del Titolare fino alla revoca. Con riferimento all’art. 6 del GDPR, Lei può revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato al trattamento dei Suoi dati personali. La revoca del consenso determinerà l’impossibilità da parte nostra di effettuare l’erogazione di alcune prestazioni e servizi. La revoca del consenso non modificherà i termini di conservazione dei dati da noi in precedenza acquisiti e trattati, come specificato nel precedente punto “Periodo di conservazione”.

Come e chi può trattare i dati personali?

Il trattamento dei dati per le finalità esposte ha luogo con modalità sia automatizzate, su supporto elettronico o magnetico, sia non automatizzate, su supporto cartaceo, nel rispetto delle regole di riservatezza e di sicurezza previste dalla legge, dai regolamenti conseguenti e da disposizioni interne. Il convegno/seminario può essere fruito sia in modalità in presenza che in modalità livestreaming e potrebbe essere soggetto a registrazione esclusivamente del panel dei relatori e delle slide erogate in fase di presentazione delle stesse.

I dati vengono attualmente trattati ed archiviati presso la/le sede/i del Titolare o presso la sede preposta dal Titolare. Possono, inoltre, essere trattati, per conto di quest’ultimo, da professionisti e/o società esterne autorizzate a svolgere attività tecniche, di sviluppo, gestionali e amministrativo – contabili (quali, a titolo esemplificativo ma non esaustivo: professionisti collaboratori del Titolare del trattamento, provider di hosting web etc.).

I dati di natura personale forniti potranno quindi essere trasmessi a soggetti, che tratteranno i dati in qualità di Responsabili del trattamento (art. 28 del Reg. UE 2016/679) e/o in qualità di persone fisiche che agiscono sotto l’autorità del Titolare e del Responsabile (art. 29 del Reg. UE 2016/679), per le finalità sopra elencate.

Precisamente, i dati potranno essere trasmessi a:

• persone fisiche autorizzate dal Titolare al trattamento di dati personali, ai sensi dell’art. 29 del GDPR, in ragione dell’espletamento delle loro mansioni lavorative (quali ad esempio: personale amministrativo etc.);
• soggetti terzi designati quali responsabili del trattamento dal Titolare al trattamento di dati personali, ai sensi dell’art. 28 del GDPR, in ragione degli accordi di prestazione d’opera stipulati con il Titolare (quali ad esempio: professionisti collaboratori);
• Partner commerciali e operativi che, se del caso, svolgono attività̀ inerenti alla gestione e all’organizzazione del convegno/seminario quali la Università degli Studi di Napoli Parthenope;
• consulenti, professionisti e studi professionali (quali, a mero titolo esemplificativo avvocati e dottori commercialisti);

• soggetti che forniscono servizi di manutenzione e/o assistenza informatica in relazione ai sistemi e database e servizi IT;
• Società̀ di servizi esterne per la gestione del sistema informativo ovvero delle banche dati e delle reti di telecomunicazioni:
  • Microsoft – produttore e gestore della piattaforma Microsoft Teams, nei limiti e per le finalità elencati nell’informativa Privacy della stessa: https://privacy.microsoft.com/it-IT/privacystatement#mainnoticetoendusersmodule;
• Ulteriori partecipanti al convegno/seminario (con riferimento ai seguenti dati personali: nome e cognome, e-mail di contatto, immagini e audio in livestreaming)

Inoltre, nella gestione dei Suoi dati possono venire a conoscenza degli stessi le seguenti categorie di persone autorizzate al trattamento e/o Responsabili interni ed esterni individuati per iscritto ed ai quali sono state date specifiche istruzioni scritte:

• Dipendenti e/o collaboratori del Titolare;

I soggetti appartenenti alle categorie suddette svolgono la funzione di Responsabile del trattamento dei dati, oppure operano in totale autonomia come distinti Titolari del trattamento.

L’elenco dei Responsabili del trattamento è costantemente aggiornato e disponibile scrivendo al nostro indirizzo email [email protected]

I dati oggetto di trattamento non saranno in nessun caso diffusi.

Trasferimento dei dati all’estero

Per l’erogazione del servizio di streaming il Titolare si appoggia alla piattaforma Microsoft Teams. L’eventuale trasferimento dei dati personali verso i data center al di fuori dall’Unione Europea e dallo Spazio Economico Europeo, necessari all’erogazione del servizio online, sono disciplinati dalle Clausole Contrattuali Tipo contenute nell’Allegato 2 del Microsoft Products and Services Data Protection Addendum, o DPA, e disponibili al seguente URL: https://aka.ms/DPA.

In caso di necessità di ulteriori trasferimenti di dati personali verso un paese Extra UE o un’organizzazione internazionale saranno soggetti alle tutele appropriate ai sensi dell’articolo 46 del Regolamento UE 2016/679 e, comunque, in base al principio generale per il trasferimento dei dati personali cosi come sancito nell’articolo 44 dello stesso Regolamento.

 

Quali sono i Suoi diritti ed i nostri doveri?

Lei potrà far valere i propri diritti come espressi dagli artt. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21 del Regolamento UE n. 679/2016, rivolgendosi all’indirizzo e-mail del Titolare.

Lei ha il diritto, in qualunque momento, di chiedere al Titolare del trattamento l’accesso ai Suoi dati personali, la rettifica, la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento e la portabilità dei suoi dati, nel caso.

Inoltre, ha il diritto di opporsi, in qualsiasi momento, al trattamento dei suoi dati basato sul consenso e/o sul legittimo interesse. Per non ricevere più comunicazioni di marketing diretto automatizzato (e-mail) sarà sufficiente scrivere in qualsiasi momento una e-mail all’indirizzo e-mail del Titolare con oggetto “cancellazione da mailinglist” o utilizzare i nostri sistemi di cancellazione automatica previsti per le sole e-mail.

Per non ricevere più comunicazioni di marketing diretto tradizionale (telefonate con operatore) sarà sufficiente scrivere in qualsiasi momento una e-mail all’indirizzo e-mail del Titolare con oggetto “cancellazione da marketing”.

Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo e giurisdizionale, se ritiene che il trattamento dei dati che la riguardano, violi quanto previsto dal Reg. UE 2016/679, ai sensi dell’art. 15 lettera f) del succitato Regolamento UE n. 679/2016, Lei ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Autorità di controllo www.garanteprivacy.it).

 

Modifica informativa sulla privacy

Ci riserviamo il diritto, a nostra sola discrezione, di cambiare, modificare, aggiungere o rimuovere qualsiasi parte della presente Informativa sulla privacy, in qualsiasi momento. Al fine di facilitare la verifica di eventuali cambiamenti, l’informativa conterrà l’indicazione della data di aggiornamento dell’informativa.

Data di ultimo aggiornamento: 14 novembre 2022 – U