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Privacy Policy Eventi  in Presenza (Convegni, seminari etc.)  

Informativa per trattamento di dati personali. 
Documento informativo ai sensi e per gli effetti di cui all’articolo 13, Regolamento UE n. 679/2016 – GDPR 

Chi siamo e come contattarci 

Urbano Consulting Group S.r.l. Società unipersonale – in forma abbreviata anche U.C. Group S.r.l., con sede legale in Via Lima, 7 – 00198 Roma, P.IVA e C.F.: 11316521001, e-mail: privacy@uc-group.it, nella persona del Suo Legale Rappresentante, di seguito anche “U.C. Group” e/o “Titolare”. 

Quali dati personali raccogliamo e perché lo facciamo 

I dati personali degli Interessati saranno raccolti: 

  • in occasione della registrazione per la partecipazione all’evento mediante la compilazione di apposito modulo online sul sito internet del Titolare; 
  • Al momento dell’avvenuta effettuazione (e comunicazione della stessa), se del caso, del pagamento anticipato della quota di partecipazione; 
  • al momento dell’accesso ai locali preposti per lo svolgimento dell’Evento; 

 

  1. Dati personali

Il Titolare, per la finalità di cui sotto (punt1 1,2,3,4,5,6,7, 8 e 10) tratterà i seguenti Suoi dati personali: 

  • dati personali comuni quali: nome, cognome, genere, codice fiscale, indirizzo di residenza e numero di telefono, partita IVA, luogo e data di nascita, indirizzo e-mail, dati relativi alla attività lavorativa (derivati, a titolo esemplificativo e non esaustivo, da mansioni, incarichi etc.); dati bancari*;

 

Il Titolare, per la finalità di cui sotto (punto 9) tratterà i seguenti Suoi dati personali: 

  • nome, cognome; 
  • data di nascita; 
  • ulteriori dati identificativi presenti sul documento di identità, in caso di necessario accertamento; 
  • in via indiretta, dati particolari relativi allo stato di salute. 

In caso di certificazione di esenzione alla vaccinazione anti COVID-19 il Titolare tratterà anche: 

  • la data di fine validità; 
  • dati particolari relativi allo stato di salute (esenzione alla vaccinazione anti SARS-CoV-2). 

 

  1. Finalità  

Il Titolare tratterà i dati personali di cui entrerà in contatto nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza nonché delle disposizioni di legge e regolamenti per le seguenti finalità: 

Il Titolare tratterà i dati personali di cui entrerà in contatto nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza nonché delle disposizioni di legge e regolamenti per le seguenti finalità: 

  1. gestione di tutte le attività̀ correlate all’organizzazione e all’erogazione dell’evento in modalità in presenza al fine di consentire ai soggetti interessati la partecipazione (iscrizione e registrazione, predisposizione dell’elenco degli iscritti, verifica partecipanti, etc.); 
  2. verifica e monitoraggio di un corretto controllo ed impiego degli accessi fisici 
  3. inoltrare agli iscritti materiale informativo e pubblicitario relativo a ulteriori iniziative e/o ai contenuti dell’evento 
  4. analisi statistiche (esclusivamente in forma aggregata) per impostare al meglio eventuali future iniziative 
  5. gestione di richieste di approfondimento da parte degli interessati 
  6. tutelare la sicurezza del sistema informatico del titolare 
  7. per difesa in giudizio di un diritto od interesse del Titolare dinanzi a qualunque autorità o ente competente; 
  8. l’adempimento agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa europea o da richieste dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, quali, a titolo esemplificativo ma non esaustivo: 
    • la tenuta e gestione amministrativa e contabile;  
    • le formalità fiscali etc.; 
    • la gestione dei partecipanti per aspetti diversi dai precedenti punti sub a), b) i. e b) ii., quali, a titolo esemplificativo ma non esaustivo: 

a) l’organizzazione interna delle attività funzionali alle forniture attive del   servizio; 

b) i. la gestione di un eventuale contenzioso;  

b) ii. la gestione di strumenti di pagamento elettronico;  

9 verifica Certificazioni Verdi (Green Pass) dei soggetti partecipanti, in particolare: 

Per la verifica del certificato verde/GreenPass mediante App VerificaC19 ai fini dell’accesso ai servizi e/o alle attività offerti dal Titolare; 

per la verifica della certificazione di esenzione alla vaccinazione anti-COVID-19 in caso di mancato possesso di certificato verde/GreenPass; 

10 per finalità di comunicazione promozionale (marketing), cioè per inviare materiale promozionale e/o comunicazioni commerciali attinenti ai beni e ai servizi del Titolare, presso i recapiti indicati, sia attraverso modalità e/o mezzi di contatto tradizionali (quali, posta cartacea, telefonate, etc.) che automatizzati (quali, comunicazioni via internet, e-mail, sms, social network etc. Ai sensi dell’art 130 c. 4) del D.lgs 196/2003, se il Titolare del trattamento utilizza, a fini di vendita diretta di propri prodotti o servizi, le coordinate di posta elettronica fornite dall’interessato nel contesto della vendita di un prodotto o di un servizio, può non richiedere il consenso dell’interessato, sempre che si tratti di servizi analoghi a quelli oggetto della vendita e l’interessato, adeguatamente informato, non rifiuti tale uso, inizialmente o in occasione di successive comunicazioni. L’interessato, al momento della raccolta e in occasione dell’invio di ogni comunicazione effettuata per le finalità di cui al presente comma, è informato della possibilità di opporsi in ogni momento al trattamento, in maniera agevole e gratuitamente. 

Si precisa che potranno registrarsi e partecipare all’evento soltanto soggetti maggiori di età. 

Base Giuridica 

 

Finalità 1. Svolgimento di attività contrattuali e precontrattuali – ai sensi dell’art. 6 pt. 1(b) del GDPR per il quale il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso. 

 

Finalità 2. 3. 4. 5, 6, 7. Legittimo interesse del Titolare – ai sensi dell’art. 6 lett. f) e considerando 47 nonché dell’art. 130 c. 4) del D.lgs 196/2003 – che: 

  • intende fornire all’interessato materiale informativo via e-mail relativo a ulteriori iniziative o a contenuti affini a quanto presentato in occasione dell’evento,  
  • intende impostare al meglio eventuali prossime iniziative a vantaggio degli utenti che potranno fruirne e/o  
  • intende tutelare il sistema informatico proprio e degli altri utenti partecipanti all’evento formativo 
  • dare seguito a una richiesta dell’interessato. 

Finalità 8 Il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento- ai sensi dell’art. 6 pt. 1 (c) del GDPR. 

Finalità 9. L’adempimento ad un obbligo legale e/o l’esecuzione di specifici compiti derivanti da normative a carattere nazionale relative all’emergenza epidemiologica da COVID-19 (ai sensi dell’art. 6, lett. c, GDPR), tra cui: 

  • DPCM 17 giugno 2021; 
  • Legge 19 novembre 2021 n. 165 che ha modificato il decreto legge n. 127 del 21 settembre 2021;  
  • D.lgs 81/2008 in materia di salute e sicurezza dei lavoratori sul luogo di lavoro. 

Finalità 10  

  • L’Interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità – ai sensi dell’art. 6 pt. 1(a) del GDPR; 
  • il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’Interessato che richiedono la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 6 pt. 1(f) del GDPR  

 

 

Periodo di conservazione 

 

I dati – relativamente alle finalità 1,2,3,4,5, 6 e 7, 8 e 10 – saranno conservati per il tempo necessario all’espletamento delle finalità suddette e secondo quanto previsto dalla legge, decorso tale periodo, nel rispetto del principio di necessità, i dati personali saranno trattati solo per il periodo strettamente necessario all’adempimento degli obblighi previsti dalla normativa. 

Con riferimento alla finalità 9, l’attività di verifica del certificato verde/GreenPass o della certificazione di esenzione alla vaccinazione anti-COVID-19 non comporta, in alcun caso, la conservazione di dati personali. 

 

 

Consenso 

Per le finalità 1,2,3,4,5,6,7,8 e 9 non è necessario. 

Il conferimento dei dati è necessario. Il mancato rilascio comporta per il Titolare l’impossibilità di costituire e dar seguito al rapporto da instaurare/instaurato (Finalità 1,2.3.4.5,6,7 e 8) 

Il conferimento dei Suoi dati personali è obbligatorio e l’eventuale mancato conferimento comporterebbe l’impossibilità per il Titolare di permettere l’accesso ai propri locali o ai locali preposti presso terzi, servizi e/o alle attività offerte. (Finalità 9) 

 

Il Titolare rende noto che l’eventuale mancata e/o errata comunicazione di una delle informazioni necessarie, potrebbero determinare l’impossibilità di garantire la congruità del trattamento stesso ai patti contrattuali per cui esso sia eseguito; 

Finalità 10. 

 Il consenso, una volta manifestato, ha validità permanente per il trattamento dei Suoi dati da parte d Titolare. Con riferimento all’art. 6 del GDPR, Lei può revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato al trattamento dei Suoi dati personali. 

La revoca del consenso determinerà l’impossibilità da parte nostra di effettuare l’erogazione di alcune prestazioni e servizi.  
La revoca del consenso non modificherà i termini di conservazione dei dati da noi in precedenza acquisiti e trattati, come specificato nel precedente punto “Periodo di conservazione”. 

 

Come e chi può trattare i dati personali? 

Il trattamento dei dati per le finalità esposte ha luogo con modalità sia automatizzate, su supporto elettronico o magnetico, sia non automatizzate, su supporto cartaceo, nel rispetto delle regole di riservatezza e di sicurezza previste dalla legge, dai regolamenti conseguenti e da disposizioni interne. Il corso di formazione/seminario viene fruito esclusivamente in modalità in presenza. 

I dati vengono attualmente trattati ed archiviati presso la/le sede/i del Titolare o presso la sede preposta dal Titolare. Possono, inoltre, essere trattati, per conto di quest’ultimo, da professionisti e/o società esterne autorizzate a svolgere attività tecniche, di sviluppo, gestionali e amministrativo – contabili (quali, a titolo esemplificativo ma non esaustivo: professionisti collaboratori del Titolare del trattamento, provider di hosting web etc.). 

I dati di natura personale forniti potranno quindi essere trasmessi a soggetti, che tratteranno i dati in qualità di Responsabili del trattamento (art. 28 del Reg. UE 2016/679) e/o in qualità di persone fisiche che agiscono sotto l’autorità del Titolare e del Responsabile (art. 29 del Reg. UE 2016/679), per le finalità sopra elencate. 

Precisamente, i dati potranno essere trasmessi a: 

  • persone fisiche autorizzate dal Titolare al trattamento di dati personali, ai sensi dell’art. 29 del GDPR, in ragione dell’espletamento delle loro mansioni lavorative (quali ad esempio: personale amministrativo etc.); 
  • soggetti terzi designati quali responsabili del trattamento dal Titolare al trattamento di dati personali, ai sensi dell’art. 28 del GDPR, in ragione degli accordi di prestazione d’opera stipulati con il Titolare (quali ad esempio: professionisti collaboratori); 
  • Partner commerciali e operativi che, se del caso, svolgono attività̀ inerenti alla gestione e all’organizzazione del corso di formazione/seminario quali la Piemme Consulting S.r.l.; 
  • Società datrice di lavoro del partecipante al convegno/seminario; 
  • consulenti, professionisti e studi professionali (quali, a mero titolo esemplificativo avvocati e dottori commercialisti);  
  • soggetti che forniscono servizi di manutenzione e/o assistenza informatica in relazione ai sistemi e database e servizi IT; 
  • Relativamente alla finalità 9 il Ministero della salute per il tramite dell’utilizzo dell’App VerificaC19. 

Inoltre, nella gestione dei Suoi dati possono venire a conoscenza degli stessi le seguenti categorie di persone autorizzate al trattamento e/o Responsabili interni ed esterni individuati per iscritto ed ai quali sono state date specifiche istruzioni scritte: 

  • Dipendenti e/o collaboratori del Titolare; 

I soggetti appartenenti alle categorie suddette svolgono la funzione di Responsabile del trattamento dei dati, oppure operano in totale autonomia come distinti Titolari del trattamento. 

L’elenco dei Responsabili del trattamento è costantemente aggiornato e disponibile scrivendo al nostro indirizzo email privacy@uc-group.it 

I dati oggetto di trattamento non saranno in nessun caso diffusi. 

Trasferimento dei dati all’estero 

Qualora ciò fosse necessario per lo svolgimento delle finalità di cui ai precedenti punti 1,2,3,4 5, 6, 7, 8 e 10 i Suoi dati potranno essere trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE) solo nei confronti di soggetti vincolati da Clausole Contrattuali Standard (SCC) e da DPA (Addendum all’elaborazione dei dati) ammesse ai sensi dell’art. 26 della Direttiva 95/46/CE o nel caso in cui il territorio in cui si effettui il trattamento disponga di una valutazione di adeguatezza ai sensi dell’art. 25(6) della Direttiva 95/46/CE. 

Relativamente alla finalità di cui al precedente punto 9 i suoi dati personali non saranno trasferiti all’estero. 

Quali sono i Suoi diritti ed i nostri doveri? 

Lei potrà far valere i propri diritti come espressi dagli artt. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21 del Regolamento UE n. 679/2016, rivolgendosi all’indirizzo e-mail del Titolare. 

Lei ha il diritto, in qualunque momento, di chiedere al Titolare del trattamento l’accesso ai Suoi dati personali, la rettifica, la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento e la portabilità dei suoi dati, nel caso. 

Inoltre, ha il diritto di opporsi, in qualsiasi momento, al trattamento dei suoi dati basato sul consenso e/o sul legittimo interesse. Per non ricevere più comunicazioni di marketing diretto automatizzato (e-mail) sarà sufficiente scrivere in qualsiasi momento una e-mail all’indirizzo e-mail del Titolare con oggetto “cancellazione da mailinglist” o utilizzare i nostri sistemi di cancellazione automatica previsti per le sole e-mail. 

Per non ricevere più comunicazioni di marketing diretto tradizionale (telefonate con operatore) sarà sufficiente scrivere in qualsiasi momento una e-mail all’indirizzo e-mail del Titolare con oggetto “cancellazione da marketing”. 

Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo e giurisdizionale, se ritiene che il trattamento dei dati che la riguardano, violi quanto previsto dal Reg. UE 2016/679, ai sensi dell’art. 15 lettera f) del succitato Regolamento UE n. 679/2016, Lei ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Autorità di controllo www.garanteprivacy.it). 

 

Modifica informativa sulla privacy 

Ci riserviamo il diritto, a nostra sola discrezione, di cambiare, modificare, aggiungere o rimuovere qualsiasi parte della presente Informativa sulla privacy, in qualsiasi momento. Al fine di facilitare la verifica di eventuali cambiamenti, l’informativa conterrà l’indicazione della data di aggiornamento dell’informativa. 

Data di ultimo aggiornamento: 26 novembre 2021 – UCG 

 

*si precisa che per gli Associati della Associazione Data Protection Officer (ASSO DPO) – per i quali è prevista la partecipazione gratuita nei limiti dei posti riservati – non sarà effettuato alcun trattamento attinente ai dati bancari con esclusione anche delle finalità perseguite, dei tempi di conservazione e  delle categorie dei destinatari attinenti al trattamento dei medesimi dati. 

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