Stile Urbano, la rubrica ospitata da Lazio Sociale per esplorare temi di attualità con valore sociale ed istituzionale, rivolta a cittadini ed imprese.
“Con gentile concessione di Lazio Sociale”
In Italia, negli ultimi anni, lo smart working è diventato una modalità di lavoro ormai stabile all’interno di moltissime realtà aziendali. Quello che inizialmente era stato introdotto soprattutto come strumento emergenziale durante la Pandemia da COVID-19 si è progressivamente trasformato in una forma ordinaria di organizzazione della prestazione lavorativa, con inevitabili riflessi anche sul piano degli obblighi posti a carico del datore di lavoro.
Tra gli aspetti che negli ultimi tempi hanno assunto particolare importanza vi è certamente quello relativo alla salute e alla sicurezza dei lavoratori che operano da remoto. Proprio su questo fronte il legislatore è intervenuto recentemente, rafforzando in maniera significativa gli obblighi già previsti dalla disciplina sul lavoro agile.
In realtà, l’obbligo per il datore di lavoro di consegnare al lavoratore un’informativa sui rischi connessi allo smart working non rappresenta una novità assoluta. Tale adempimento era già previsto dall’art. 22 della Legge n. 81 del 2017, che imponeva all’azienda di fornire al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza un documento contenente l’indicazione dei rischi generali e specifici collegati allo svolgimento della prestazione fuori dai locali aziendali.
Per lungo tempo, tuttavia, questo obbligo è stato percepito da molte imprese come un adempimento prevalentemente formale. Anche perché la normativa, pur imponendo la consegna dell’informativa, non prevedeva una specifica sanzione in caso di omissione. In molti casi si è così assistito all’utilizzo di informative standardizzate, predisposte una volta sola e raramente aggiornate rispetto alle concrete modalità di svolgimento dell’attività lavorativa.
Il quadro è però cambiato con la recente Legge n. 34/2026, che ha rafforzato il sistema delle responsabilità in materia di sicurezza sul lavoro agile intervenendo direttamente sul Testo Unico in materia di salute e sicurezza sul lavoro. Dal 7 aprile 2026 la mancata consegna dell’informativa sui rischi non costituisce più soltanto una violazione “formale”, ma espone il datore di lavoro a conseguenze ben più rilevanti, con la previsione di specifiche sanzioni penali che possono arrivare all’arresto fino a quattro mesi oppure all’ammenda fino a circa 7.400 euro.
La novità normativa assume particolare rilievo perché conferma un principio ormai sempre più evidente ossia il fatto che la prestazione lavorativa svolta fuori dall’azienda non riduce gli obblighi di tutela del datore di lavoro. Al contrario, il lavoro agile richiede una maggiore attenzione ai rischi connessi all’utilizzo continuativo di strumenti informatici, all’ergonomia delle postazioni domestiche, ai tempi di disconnessione e, più in generale, all’equilibrio tra vita privata e attività lavorativa.
Ciò comporta anche la necessità di garantire adeguati standard di ergonomicità delle postazioni di lavoro utilizzate dal dipendente, nonché specifici percorsi informativi e formativi sui rischi collegati all’attività svolta da remoto, con particolare riferimento all’utilizzo dei videoterminali, alla postura e alla corretta organizzazione dei tempi di lavoro.
Proprio per questo motivo diventa oggi fondamentale non solo predisporre l’informativa, ma anche poter dimostrare la sua effettiva consegna al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza. Sempre più aziende stanno quindi adottando sistemi che consentano di tracciare con certezza la trasmissione della documentazione, attraverso PEC, firme elettroniche o piattaforme aziendali dedicate.
Accanto ai profili legati alla sicurezza, sono stati inoltre rafforzati anche gli obblighi amministrativi relativi alla gestione del lavoro agile. Dal 12 gennaio 2025, infatti, le comunicazioni telematiche relative all’avvio, alla proroga o alla cessazione dello smart working devono essere effettuate entro cinque giorni dall’evento. Anche sotto questo profilo il legislatore ha previsto specifiche sanzioni amministrative in caso di ritardi o omissioni.
Le recenti modifiche normative sembrano quindi andare in una direzione ben precisa: trasformare il lavoro agile da semplice modalità flessibile di organizzazione del lavoro a sistema pienamente integrato nelle ordinarie dinamiche aziendali, con obblighi sempre più definiti e responsabilità sempre più concrete per i datori di lavoro.
La corretta gestione delle attività svolte in smart working coinvolge necessariamente anche gli aspetti privacy e la protezione dei dati personali trattati dal lavoratore durante l’attività da remoto. L’utilizzo di dispositivi informatici, piattaforme cloud, reti domestiche e strumenti di comunicazione digitale espone infatti aziende e lavoratori a rischi ulteriori sotto il profilo della sicurezza delle informazioni e della riservatezza dei dati.
In questo contesto trovano applicazione sia la disciplina nazionale sul lavoro agile contenuta nella Legge n. 81/2017 sia il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), che impone al datore di lavoro l’adozione di misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza proporzionato ai rischi derivanti dal trattamento dei dati.
Le aziende sono chiamate a definire procedure interne e misure di sicurezza idonee a disciplinare l’utilizzo degli strumenti aziendali, la gestione delle credenziali di accesso, la conservazione dei documenti e l’eventuale utilizzo di dispositivi personali da parte dei dipendenti. Particolare attenzione deve inoltre essere prestata ai profili relativi ai controlli a distanza dell’attività lavorativa, nel rispetto dell’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori e dei principi di proporzionalità, trasparenza e minimizzazione previsti dalla normativa europea.
Accanto ai profili legati alla protezione dei dati, assume inoltre crescente importanza il tema dell’ergonomicità delle postazioni di lavoro domestiche e della formazione dei lavoratori in materia di salute e sicurezza. Anche nello smart working il datore di lavoro è infatti chiamato a promuovere adeguate misure di prevenzione rispetto ai rischi connessi all’utilizzo prolungato dei videoterminali, alle posture scorrette, all’affaticamento visivo e allo stress lavoro-correlato, favorendo percorsi informativi e formativi coerenti con le concrete modalità di svolgimento della prestazione lavorativa da remoto.
Lo smart working richiede quindi un approccio integrato che coinvolga non soltanto la sicurezza sul lavoro in senso stretto, ma anche la cybersecurity, la governance dei dati, la formazione del personale e la tutela complessiva del benessere del lavoratore, aspetti che assumono oggi un ruolo sempre più centrale nell’organizzazione aziendale.
