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“Con gentile concessione di Lazio Sociale”
Un recente provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali richiama ancora una volta l’attenzione delle imprese su uno degli ambiti più delicati nella gestione dei dati personali: l’utilizzo dei sistemi di videosorveglianza nei contesti lavorativi e negli esercizi aperti al pubblico.
Con il provvedimento n. 84 del 12 febbraio 2026 l’Autorità ha accertato l’illiceità di un trattamento di dati personali effettuato mediante un impianto di videosorveglianza installato presso un’attività commerciale, rilevando una serie di criticità nella configurazione e nella gestione del sistema.
Il caso offre l’occasione per ricordare come la conformità di un impianto di videosorveglianza non dipenda esclusivamente dalla sua installazione o dalla presenza di un’autorizzazione formale, ma dal modo in cui il sistema viene effettivamente configurato e utilizzato nel tempo.
Il caso esaminato dal Garante
L’istruttoria trae origine da un controllo effettuato dalle forze dell’ordine presso un esercizio commerciale nel quale risultava installato un sistema di videosorveglianza composto da più telecamere collocate sia all’interno dei locali sia in prossimità dell’ingresso.
Nel corso delle verifiche è emerso che le immagini riprese dal sistema potevano essere visualizzate anche da remoto attraverso un’applicazione installata sul telefono cellulare del titolare dell’attività e che le registrazioni venivano conservate per un periodo superiore a quello previsto nel provvedimento autorizzativo rilasciato dall’Ispettorato del lavoro.
La documentazione acquisita ha inoltre evidenziato la presenza di cartelli informativi che segnalavano la presenza delle telecamere ma che non riportavano alcune informazioni essenziali relative al trattamento dei dati personali.
Alla luce di tali elementi il Garante per la protezione dei dati personali ha ritenuto che il trattamento effettuato tramite l’impianto non rispettasse i principi di liceità, trasparenza e limitazione della conservazione previsti dal Regolamento (UE) 2016/679.
Informativa e principio di trasparenza
Uno dei primi profili di criticità evidenziati dall’Autorità riguarda l’informativa agli interessati.
La normativa europea prevede infatti che le persone che accedono a un’area sottoposta a videosorveglianza debbano essere informate in modo chiaro e immediatamente percepibile della presenza delle telecamere e delle caratteristiche essenziali del trattamento dei dati personali.
La semplice presenza di un cartello con l’icona della telecamera non è sufficiente se non consente di identificare il titolare del trattamento o di comprendere le finalità della videosorveglianza. Tali informazioni costituiscono infatti un elemento essenziale per garantire la trasparenza del trattamento e permettere agli interessati di esercitare i diritti riconosciuti dalla normativa vigente in materia.
Videosorveglianza e controlli a distanza dei lavoratori
Il provvedimento richiama inoltre un tema particolarmente rilevante per le imprese: il rapporto tra sistemi di videosorveglianza e controlli a distanza dell’attività lavorativa.
Quando le telecamere sono installate in ambienti di lavoro e possono potenzialmente consentire il monitoraggio dell’attività dei dipendenti, trovano applicazione anche le garanzie previste dall’articolo 4 della Statuto dei lavoratori, Legge 300/75.
Tale disposizione stabilisce che gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali possa derivare anche la possibilità di controllo a distanza dei lavoratori possano essere installati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro o per la tutela del patrimonio aziendale.
La loro installazione è inoltre subordinata alla stipula di un accordo con le rappresentanze sindacali oppure, in assenza di tale accordo, al rilascio di una specifica autorizzazione da parte dell’Ispettorato del lavoro.
Nel caso esaminato dal Garante, pur essendo stata ottenuta un’autorizzazione, il sistema risultava utilizzato in modo difforme rispetto alle condizioni stabilite nel provvedimento autorizzativo. L’accesso remoto alle immagini e la durata della conservazione delle registrazioni non risultavano infatti coerenti con quanto previsto dall’autorizzazione rilasciata.
Il Garante per la protezione dei dati personali ha infatti precisato che le irregolarità riscontrate non possono essere considerate violazioni di carattere “minore”. Nella determinazione della sanzione l’Autorità ha tenuto conto, tra l’altro, della natura e della durata delle condotte accertate, nonché della circostanza che il sistema di videosorveglianza interessava anche lavoratori che non potevano legittimamente attendersi modalità di controllo a distanza diverse da quelle autorizzate dall’Ispettorato del lavoro.
Il provvedimento richiama inoltre il grado di responsabilità del titolare del trattamento e la modalità con cui l’autorità di controllo è venuta a conoscenza delle violazioni, a seguito di accertamenti effettuati dalle forze dell’ordine presso l’esercizio commerciale.
Queste considerazioni evidenziano come, nell’ambito dei sistemi di videosorveglianza installati nei luoghi di lavoro, la difformità tra le modalità effettive di utilizzo dell’impianto e le condizioni stabilite nei provvedimenti autorizzativi possa assumere un rilievo significativo anche sotto il profilo della tutela dei lavoratori e del rispetto delle garanzie previste dalla Statuto dei lavoratori.
Il principio di proporzionalità nelle riprese video
Ulteriori valutazioni hanno riguardato l’orientamento delle telecamere installate all’esterno dell’attività.
Secondo le indicazioni consolidate dell’Autorità, quando un sistema di videosorveglianza è installato per finalità di sicurezza o tutela del patrimonio aziendale le riprese devono essere limitate alle sole aree effettivamente da proteggere.
La captazione di immagini relative a spazi pubblici o ad aree non pertinenti rispetto alle finalità dichiarate può infatti determinare un trattamento eccessivo rispetto agli scopi perseguiti.
Il principio di proporzionalità, che costituisce uno dei criteri fondamentali della disciplina in materia di protezione dei dati personali, impone quindi che la configurazione tecnica dell’impianto sia tale da ridurre al minimo l’impatto sui diritti e sulle libertà delle persone.
Il caso esaminato evidenzia una circostanza che nella pratica aziendale si verifica con una certa frequenza.
Molti sistemi di videosorveglianza vengono installati correttamente e accompagnati dalla necessaria documentazione privacy e dalle autorizzazioni previste dalla normativa. Con il passare del tempo, tuttavia, modifiche tecniche dell’impianto, aggiornamenti dei sistemi di registrazione o nuove modalità di accesso alle immagini possono determinare una configurazione diversa da quella originariamente autorizzata.
È proprio questo scostamento tra configurazione iniziale e utilizzo effettivo del sistema che, non di rado, emerge nel corso dei controlli effettuati dalle autorità.
Il provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali rappresenta quindi un ulteriore richiamo alla necessità di considerare la videosorveglianza non soltanto come uno strumento di sicurezza, ma anche come un trattamento di dati personali soggetto a un preciso quadro normativo.
Per le imprese ciò significa prestare attenzione non solo alla fase di installazione dell’impianto, ma anche alla sua gestione nel tempo, verificando periodicamente la coerenza tra configurazione tecnica, condizioni autorizzative eventualmente rilasciate dalle autorità competenti e documentazione privacy adottata.
Una gestione consapevole di questi aspetti consente non solo di ridurre il rischio di contestazioni, ma anche di garantire che i sistemi di videosorveglianza siano utilizzati in modo corretto e proporzionato rispetto alle finalità di sicurezza e tutela del patrimonio aziendale.
Ma cosa devono verificare le imprese?
Alla luce dei più recenti provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali, l’utilizzo di sistemi di videosorveglianza richiede alle aziende una particolare attenzione non solo nella fase di installazione dell’impianto, ma anche nella sua gestione nel tempo.
In particolare, è opportuno che le imprese verifichino periodicamente alcuni profili essenziali di conformità.
Un primo aspetto riguarda la corretta base giuridica e il rispetto della disciplina sui controlli a distanza dei lavoratori. Quando le telecamere sono installate in ambienti di lavoro e possono comportare anche indirettamente il controllo dell’attività dei dipendenti, è necessario assicurare il rispetto delle garanzie previste dall’articolo 4 della Statuto dei lavoratori, verificando che le modalità di utilizzo dell’impianto siano coerenti con l’eventuale accordo sindacale o con il provvedimento autorizzativo rilasciato dall’Ispettorato del lavoro.
Un secondo profilo riguarda la configurazione tecnica del sistema, che deve risultare coerente con le finalità dichiarate e con le condizioni autorizzative eventualmente previste. In particolare, è opportuno verificare che le modalità di accesso alle immagini, le funzionalità di visualizzazione da remoto e le impostazioni di registrazione non abbiano subito modifiche nel tempo tali da determinare un utilizzo difforme rispetto a quanto originariamente autorizzato.
Occorre poi prestare attenzione ai tempi di conservazione delle immagini, che devono essere limitati allo stretto necessario rispetto alle finalità perseguite e coerenti con quanto eventualmente previsto nei provvedimenti autorizzativi.
Un ulteriore aspetto riguarda la correttezza dell’informativa agli interessati, che deve essere resa mediante idonea cartellonistica e deve consentire di individuare con chiarezza il titolare del trattamento e le finalità della videosorveglianza, in conformità alle prescrizioni del Regolamento (UE) 2016/679.
Infine, è opportuno verificare periodicamente anche l’orientamento delle telecamere e l’estensione delle aree riprese, al fine di assicurare che le registrazioni siano limitate alle sole zone effettivamente da proteggere, evitando riprese eccedenti o non pertinenti rispetto alle finalità di sicurezza.
Queste verifiche assumono particolare rilievo soprattutto nei casi in cui l’impianto sia stato installato da tempo o abbia subito nel corso degli anni modifiche tecniche o aggiornamenti dei sistemi di gestione.
Il provvedimento esaminato conferma come i sistemi di videosorveglianza debbano essere considerati non soltanto strumenti di sicurezza, ma veri e propri trattamenti di dati personali soggetti ai principi di liceità, trasparenza e proporzionalità stabiliti dalla normativa europea e nazionale.
Una verifica periodica di tali aspetti consente non solo di ridurre il rischio di contestazioni da parte delle autorità di controllo, ma anche di garantire un utilizzo dei sistemi di videosorveglianza pienamente rispettoso dei diritti delle persone e delle garanzie previste dalla legge.
Le aziende che intendano approfondire questi aspetti o valutare la configurazione dei propri sistemi di videosorveglianza possono contattarci QUI Il nostro team resta a disposizione per assisterVi nelle verifiche di conformità e nell’eventuale aggiornamento degli adempimenti previsti dalla normativa vigente.
Serena Urbano
