“Ultimissima news È allarme per il crescente numero di furti di dati personali verificatisi presso strutture ricettive: migliaia di scansioni, tra passaporti, carte d’identità e altri documenti ufficiali acquisiti durante il check-in, risultano infatti finite nel mirino di attacchi informatici.”

Il Garante privacy avvia delle verifiche: comunicato stampa del 13 agosto 2025.

Il recente furto di dati negli hotel italiani ha riportato l’attenzione su una prassi tanto diffusa quanto rischiosa: la fotocopia dei documenti di riconoscimento degli ospiti al momento del check-in. Questa abitudine, apparentemente innocua, si è rivelata una grave violazione delle regole di protezione dei dati personali stabilite dal Regolamento UE 679/2016 (GDPR) e ribadite più volte dal Garante per la protezione dei dati personali.

La questione è tutt’altro che secondaria: conservare fotocopie o scansioni dei documenti d’identità comporta un’esposizione enorme al rischio di data breach, oltre a violare i principi cardine di liceità, minimizzazione e pertinenza del trattamento dei dati.

Cosa prevede la legge per l’identificazione degli ospiti

Secondo quanto stabilito dall’art. 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS), le strutture ricettive hanno l’obbligo di:
– verificare l’identità della persona che alloggia;
– registrare gli estremi del documento;
– trasmettere i dati alla Questura tramite il sistema telematico Alloggiati Web entro le 24 ore successive.

In nessun punto la normativa autorizza la fotocopia o la scansione del documento.

Il Garante Privacy ha ribadito più volte che l’acquisizione e l’archiviazione di fotocopie di carte d’identità o passaporti è vietata, salvo specifiche eccezioni di legge (ad esempio in materia bancaria o assicurativa).

Perché la fotocopia del documento è rischiosa?

(Leggi il nostro articolo specifico sul tema e sugli aempimenti privacy previsti per le strutture ricettive al seguente link: https://www.uc-group.it/adempimenti-privacy-per-hotel-come-proteggere-i-dati-dei-clienti/)

La conservazione di fotocopie e immagini digitali dei documenti d’identità espone gli hotel a rischi concreti:

1. Furti di identità e truffe: dati come numero di documento, scadenza e fotografia possono essere utilizzati da cybercriminali.
2. Violazione del principio di minimizzazione: il GDPR prevede che vengano trattati solo i dati strettamente necessari.
3. Responsabilità diretta della struttura: in caso di violazioni, gli hotel possono essere soggetti a pesanti sanzioni amministrative.
4. Danno reputazionale: la perdita di dati sensibili può minare gravemente la fiducia degli ospiti.

Le corrette procedure da adottare

Per garantire la conformità normativa e la sicurezza dei dati degli ospiti, le strutture ricettive devono adottare un approccio privacy by design e privacy by default, ossia prevenire i rischi alla radice. Le buone prassi operative sono:

– Verifica visiva del documento al check-in senza fotocopia.
– Registrazione manuale o digitale degli estremi (numero documento, autorità di rilascio, data di scadenza).
– Trasmissione sicura dei dati attraverso il portale Alloggiati Web.
– Formazione del personale di reception.
– Policy interna scritta, chiara e condivisa con tutti i collaboratori.

Il ruolo del Garante Privacy

Il Garante Privacy italiano ha recentemente avviato accertamenti in merito a casi di furto di dati nel settore alberghiero, con particolare attenzione alle prassi illegittime di fotocopia e archiviazione dei documenti. In un comunicato ufficiale è stato sottolineato che:

– l’obbligo delle strutture si esaurisce con l’identificazione e la trasmissione dei dati;
– ogni ulteriore trattamento costituisce un illecito;
– le strutture sono responsabili di eventuali violazioni anche quando commesse da personale interno o fornitori esterni.

Perché adeguarsi conviene

Adeguarsi alle corrette procedure non è solo un obbligo normativo, ma anche un vantaggio competitivo:

– si riduce il rischio di sanzioni e danni economici;
– si migliora la reputazione presso gli ospiti, sempre più sensibili alla tutela dei dati personali;
– si rafforza la sicurezza organizzativa, evitando incidenti e inefficienze operative.

Come possiamo supportare il tuo hotel o B&B ( solo per il sito)

La nostra società di consulenza offre supporto specialistico alle strutture ricettive attraverso:

– Audit privacy per verificare la conformità delle procedure interne;
– Formazione del personale su GDPR e corretta gestione dei dati;
– Redazione di policy e istruzioni operative;
– Supporto in caso di ispezioni da parte delle Autorità competenti.

Scopri i nostri servizi dedicati agli Hotel e B&B sul sito www.uc-group.it.

Il recente caso di furto di dati negli hotel deve servire da campanello d’allarme: continuare a fotocopiare i documenti degli ospiti è una pratica obsoleta, illegittima e rischiosa.

Per rimanere conformi alle disposizioni del Garante Privacy ed evitare conseguenze gravi, le strutture ricettive devono abbandonare la vecchia abitudine e adottare procedure sicure, trasparenti e rispettose dei diritti degli ospiti.

Adeguarsi alle regole significa proteggere i clienti, tutelare il business e valorizzare l’immagine dell’hotel in un mercato sempre più competitivo.